A automação de escritório termo refere-se a todas as ferramentas e métodos que são aplicados a atividades de escritório, que tornam possível a processo por escrito, visual, som e dados em uma forma auxiliado por computador. Automação de escritório tem como objetivo fornecer elementos que tornam possível para simplificar, melhorar e automatizar a organização das atividades de uma empresa ou grupo de pessoas (gestão de dados administrativos, sincronização de reuniões, etc.)
Considerando que as organizações de sociedade exige uma maior comunicação, hoje, de automação de escritório já não se limita simplesmente capturar notas escritas à mão. Em particular, inclui também as seguintes atividades:
intercâmbio de informações
gestão de documentos administrativos
manipulação de dados numéricos
reunião de planejamento e gestão dos horários de trabalho.
O conceito de automação de escritório surgiu em meados dos anos 1970 nos EUA, como fruto do desenvolvimento de computadores de processamento distribuído (onde vários usuários podiam acessar simultaneamente um único equipamento). Baseava-se num tripé (comunicação, periféricos e inteligência artificial), sobre o qual fizeram-se grandes avanços, mas que ainda não atingiu o estágio ideal imaginado naquela época.
Comunicação: além da "democratização" do uso de computadores através de terminais, um crescente número de satélites trouxe a expansão das linhas telefônicas para comunicação internacional e transmissão de dados. Tudo isso permitiu a interligação dos computadores em rede e a implantação de incipientes escritórios "online". Num futuro não muito remoto, acreditava-se na época, os escritórios seriam totalmente digitais - não se usaria mais papel. Além disso, com a transmissão de voz e imagem pela rede, os usuários poderiam realizar vídeoconferências, o que reduziria os deslocamentos físicos de funcionários e eliminaria despesas de viagem.
Periféricos: num escritório automatizado descrito no início dos anos 1980, todos os periféricos estariam interligados, o que eliminaria a burocracia e o trabalho redundante. Embora o retrabalho seja, muitas vezes, evitado, o excesso de informações causados por todos esses periféricos interligados (telefones celulares, impressoras de rede,scanners etc) não parece ter contribuído sensivelmente para reduzir a burocracia.
Inteligência: embora não tenha ainda atingido o nível de inteligência artificial, desenvolveu-se sob a forma de softwares cada vez mais intuitivos e interativos, que contam com assistentes para guiar o usuário na realização de tarefas.
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